Laatst bijgewerkt: 1-7-2025
KIOM Opleidingen staat voor kwaliteit, professionaliteit en een veilige leeromgeving voor al haar cursisten en deelnemers. Ondanks onze inzet kan het voorkomen dat iemand ontevreden is over onze dienstverlening of zich onveilig voelt tijdens lessen, intervisies of onderlinge praktijksessies. Deze klachtenregeling beschrijft zorgvuldig hoe klachten kunnen worden gemeld en behandeld.
Deze klachtenregeling geldt nadrukkelijk ook voor onveilige situaties tussen cursisten onderling, bijvoorbeeld tijdens intervisies, praktijkopdrachten, duo-oefeningen of gezamenlijke activiteiten. Veiligheid staat binnen KIOM Opleidingen altijd voorop. Klachten over grensoverschrijdend gedrag, intimidatie, ongepaste aanraking, discriminerende opmerkingen of andere onveilige situaties kunnen daarom ook gericht zijn tegen mede-cursisten.
1. Doel van de klachtenregeling #
Deze regeling heeft als doel om een laagdrempelige, transparante en zorgvuldige procedure te bieden voor het melden, onderzoeken en oplossen van klachten. Daarnaast helpt deze regeling ons de kwaliteit van ons onderwijs te verbeteren.
2. Definities #
Een klacht is een schriftelijke uiting van ongenoegen over een aspect van onze dienstverlening, begeleiding, communicatie of veiligheid.
Een klager is de persoon die de klacht indient.
Een externe klachtenfunctionaris of bemiddelaar is een onafhankelijke derde die wordt ingeschakeld wanneer interne afhandeling niet tot een oplossing leidt.
3. Reikwijdte #
Deze klachtenregeling is van toepassing op alle opleidingen, cursussen, workshops, lesdagen, intervisies, praktijkdagen, gezamenlijke oefeningen en alle contactmomenten die onder KIOM Opleidingen vallen.
De regeling geldt voor klachten gericht aan docenten, trainers, medewerkers én mede-cursisten.
Klachten kunnen betrekking hebben op onder andere bejegening, veiligheid, communicatie, kwaliteit van lessen, administratie en gedragingen tijdens intervisies of praktijkmodules.
4. Vertrouwelijkheid #
Elke klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Alleen personen die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de klacht krijgen toegang tot de informatie. Alle betrokkenen hebben een geheimhoudingsplicht.
5. Veilig melden zonder gevolgen #
Iedere cursist heeft het recht om een klacht in te dienen zonder dat dit negatieve gevolgen heeft voor zijn of haar leertraject of beoordeling. Wij waarborgen een veilige omgeving waarin iedereen zich vrij kan uitspreken.
6. Noodstop en Onveilige Situaties #
KIOM Opleidingen werkt met een officiële Noodstop Procedure om de fysieke en emotionele veiligheid van alle cursisten te waarborgen tijdens lessen, intervisies, duo-oefeningen en praktijkopdrachten. Wanneer een cursist tijdens een oefening of massage het stopwoord “STOP” gebruikt, worden alle handelingen onmiddellijk onderbroken en wordt de situatie direct door de docent begeleid.
Deze klachtenregeling is volledig van toepassing op alle onveilige situaties, inclusief situaties tussen cursisten onderling tijdens praktijkoefeningen of intervisies waarin sprake is van grensoverschrijdend gedrag, ongewenste aanraking, intimidatie, onprofessioneel handelen of andere vormen van onveiligheid.
Cursisten kunnen hierover een klacht indienen, zowel informeel als formeel, conform de procedures in deze klachtenregeling. Onveilige situaties worden altijd serieus genomen, strikt vertrouwelijk behandeld en zorgvuldig onderzocht volgens de geldende Noodstop Procedure van KIOM Opleidingen, deze kun je opvragen bij: [email protected]
7. Informele afhandeling #
Wij adviseren om een klacht eerst te bespreken met de direct betrokken persoon, zoals een docent of coördinator. Veel klachten kunnen op deze manier snel en in onderling overleg worden opgelost. Wanneer het om een onveilige situatie gaat tijdens intervisie of een klacht gericht is tegen een mede-cursist, kan de cursist dit direct melden bij de docent, vertrouwenspersoon of opleidingscoördinator.
8. Formele klacht indienen #
Wanneer informele afhandeling niet mogelijk is of de klacht van ernstige aard is, kan een formele klacht worden ingediend. Dit gebeurt schriftelijk via: [email protected]
Een klacht bevat minimaal:
– naam en contactgegevens van de klager
– omschrijving van de opleiding of situatie
– duidelijke beschrijving van de klacht
– datum en relevante gebeurtenissen
– betrokken personen
– eventuele eerder genomen stappen
– gewenste oplossing (optioneel)
De klacht wordt na ontvangst schriftelijk bevestigd binnen vijf werkdagen.
9. Behandeling van de klacht #
Een aangewezen klachtenfunctionaris onderzoekt de klacht zorgvuldig. Dit kan bestaan uit het opvragen van informatie, het voeren van gesprekken, het horen van beide partijen en het bekijken van relevante documentatie. De klager wordt tijdens het proces op de hoogte gehouden.
10. Termijn van afhandeling #
Een klacht wordt binnen vier weken schriftelijk afgehandeld. Indien meer tijd nodig is voor zorgvuldig onderzoek, wordt de klager hierover tijdig geïnformeerd met vermelding van de nieuwe termijn.
11. Uitkomst #
De klager ontvangt een schriftelijke uitspraak met daarin:
– het oordeel (gegrond, deels gegrond of ongegrond)
– de motivering
– eventuele maatregelen die worden genomen
– een tijdspad voor uitvoering van deze maatregelen
12. Externe en onafhankelijke beoordeling #
Indien de klager het niet eens is met de interne afhandeling, of wanneer interne afhandeling niet mogelijk is, kan de klacht worden voorgelegd aan een onafhankelijke externe klachtenfunctionaris Herman Jansen die bereikbaar is via: [email protected], waarmee KIOM Opleidingen samenwerkt. De uitspraak van deze onafhankelijke partij is bindend voor KIOM Opleidingen,
13. Registratie en bewaartermijn #
Alle klachten worden opgenomen in een intern klachtenregister. Hierin worden aard, datum, betrokken personen, uitkomst en genomen maatregelen geregistreerd. De bewaartermijn van deze gegevens is twee jaar, waarna zij worden vernietigd of geanonimiseerd.
14. Kosten #
Het indienen en behandelen van een klacht is kosteloos voor de klager. Eventuele kosten voor externe juridische procedures zijn voor eigen rekening van de klager, tenzij anders overeengekomen.
15. Verbetermaatregelen #
KIOM Opleidingen gebruikt de inzichten uit klachten om processen, veiligheidsrichtlijnen, communicatie en de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren. Onveilige situaties binnen lessen of intervisies worden altijd serieus genomen en kunnen leiden tot directe maatregelen.
16. Slotbepalingen #
Deze klachtenregeling geldt voor alle opleidingen en diensten die KIOM Opleidingen aanbiedt. De regeling kan periodiek worden bijgewerkt. De meest recente versie is altijd beschikbaar via onze website.
